KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Stok Kontrol, kurulumu yapan firmanın kendi sunucusunda çalışan (self-host) bir yazılımdır. Bu nedenle KVKK anlamında veri sorumlusu, sistemi kendi sunucusuna kurup işleten Moon Toys’dır; işlenecek kişisel verilerin amaçlarını ve vasıtalarını bu firma belirler. Yazılımı sağlayan taraf yalnızca yazılımı temin eder; ürün hiçbir dış API kullanmadığından ve veri sunucudan çıkmadığından yazılımı sağlayan tarafın verilerinize erişimi yoktur. Veri sorumlusuna başvuru için: [VERİ SORUMLUSU İLETİŞİM BİLGİLERİ].

2. Hangi veriler işlenir?

• Hesap verileri: ad soyad, e-posta adresi, şifrenin geri döndürülemez özeti (hash) ve rol bilgisi.
• Firma verileri: firmanızın girdiği malzeme, stok, reçete, üretim ve satış kayıtları. Bu kayıtlar firmanıza aittir; sistem yalnızca saklar.
• Kullanım kayıtları: hangi kullanıcının hangi kaydı ne zaman girdiği (denetim izi) ve kullanım şartlarını kabul tarihiniz ile kabul ettiğiniz sürüm.

3. Verileriniz nerede tutulur, kiminle paylaşılır?

Tüm veriler, sistemin kurulu olduğu sunucudaki veritabanında tutulur. Sistem, tasarımı gereği hiçbir dış servise veri göndermez: yapay zekâ asistanı dahil tüm özellikler sunucu üzerinde, dış API çağrısı yapılmadan çalışır. Verileriniz üçüncü kişilerle paylaşılmaz, satılmaz ve reklam amacıyla işlenmez. Yasal zorunluluk (mahkeme kararı vb.) saklıdır.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebep

Veriler; hizmetin sunulması, hesabınızın yönetilmesi, yedekleme ve destek taleplerinizin karşılanması amacıyla, KVKK md. 5/2-c (sözleşmenin kurulması ve ifası) hukuki sebebine dayanılarak işlenir.

5. Saklama süreleri ve imha politikası

Kişisel veriler; hizmet ilişkisi ve ilgili mevzuattaki (ör. vergi, ticaret mevzuatı) saklama yükümlülükleri devam ettiği sürece saklanır. Saklama süresi sona eren veya işleme amacı ortadan kalkan veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

• Firma ve hesap verileri: hizmet ilişkisi sürdüğü sürece saklanır; ilişki sona erdiğinde talebiniz üzerine dışa aktarılır ve makul süre içinde veritabanından kalıcı olarak silinir.
• Otomatik yedekler: son 14 günü kapsar; yeni yedek eklendikçe en eski yedek dönüşümlü olarak silinir.
• İmha yöntemi: silme (veritabanı kaydının kalıcı olarak kaldırılması) ve gerektiğinde yok etme veya anonimleştirme. Saklama ve imha süreçleri, veri sorumlusunun belirlediği saklama ve imha politikasına göre yürütülür.

6. Veri güvenliği ve ihlal bildirimi

Veri sorumlusu, KVKK md. 12 uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. Sistem bu tedbirleri destekleyecek şekilde; şifreleri geri döndürülemez biçimde (bcrypt) saklar, her firmanın verisini firma kimliğiyle izole eder ve denetim izi tutar.

İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, veri sorumlusu bu durumu en kısa sürede ilgili kişiye ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir (KVKK md. 12). Kurul’un konuya ilişkin kararları uyarınca bu bildirimin, ihlalin öğrenilmesinden itibaren en kısa sürede (Kurul kararlarında 72 saat olarak belirtilmiştir) yapılması beklenir.

7. VERBİS kaydı

Kişisel verileri işleyen veri sorumluları, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) kayıt olmakla yükümlü olabilir. Bu yükümlülük her veri sorumlusu için geçerli değildir; Kurul tarafından belirlenen kriterlere (ör. yıllık çalışan sayısı, yıllık mali bilanço, ana faaliyet) ve istisnalara bağlıdır. Sistemi kuran firma, kendi durumunun VERBİS kayıt yükümlülüğü kapsamına girip girmediğini değerlendirmeli ve gerekiyorsa kaydını yaptırmalıdır.

8. Haklarınız

KVKK md. 11 uyarınca; verilerinize erişme, düzeltme, silme, işlemeye itiraz etme ve verilerinizin taşınmasını isteme hakkına sahipsiniz. Ayarlar sayfasındaki “Yedeği İndir” özelliğiyle tüm firma verinizi istediğiniz an tek dosya olarak alabilirsiniz. Talepleriniz için veri sorumlusuna başvurabilirsiniz.